Kuva: Yliopiston ja Certian “vastinparit” kertovat, että palveluiden kehittäminen ja prosessien parantaminen jatkuu hyvässä yhteistyössä. Kuvassa vasemmalta Harri Helenius, Kristiina Baarman, Heli Lindroos ja Timo Iitti.
Talouden tasapainottamisohjelmaan kuuluvan matkapalveluiden ja ostolaskujen käsittelyn ulkoistamisen yhteydessä Certialle siirtyi työntekijöitä viime vuoden lopulla ja tämän vuoden alussa. Alkuun uusissa toimintatavoissa oli runsaasti opeteltavaa ja teknisiä haasteitakin ilmeni. Palvelut saatiin kuitenkin toimimaan nopeasti ja palvelut ovat saaneet asiakkailta positiivista palautetta.
Yliopiston hallitus päätti ostolaskujen käsittelyn ja matkapalveluiden liikkeen luovutuksesta Certia Oy:lle kokouksessaan toukokuussa 2023. Palvelujen ulkoistaminen kuului yliopiston talouden tasapainottamisohjelmaan.
Yliopiston matkapalvelut siirtyivät Certian hoidettaviksi 1.11.2023 ja ostoreskontrapalvelut 1.2.2024. Sisäinen laskutus jäi yliopiston talouspalveluiden hoidettavaksi.
Palvelujen ulkoistamisen myötä Turun yliopistosta siirtyi Certialle yhteensä 17 työntekijää. Muutoksella ei ollut ole lähtökohtaisesti vaikutusta henkilöstön työsuhteen ehtoihin. Työntekijät siirtyivät Certian palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä ja työpaikat säilyivät Turussa.
Hyvä muutosvalmennus helpotti siirtymää
Yliopiston ja Certian välille on luotu yhteyshenkilöjärjestelmä, joka on osoittautunut toimivaksi.
Yliopiston talouspalveluiden matkapalveluiden yhteyshenkilö Kristiina Baarman kertoo, että muutoksen realisoituessa kaikki sujui paremmin kuin ehkä odotettiin ja tehtävät löysivät omat tekijänsä mutkattomasti.
– Yhteistyö on sujunut todella hyvin, tuttuihin ihmisiin on helppoa olla yhteydessä puolin ja toisin. Teimme pitkään yhdessä töitä, joten kommunikointi on edelleen sujuvaa. Certialaiset osaavat työn ja tuntevat yliopiston tavat ja ohjeet matkustukselle.
– Saadun palautteen perusteella Certian palveluihin ollaan tyytyväisiä, mutta myös siihen, että yliopistolla on matka-asioista vastaava henkilö tavoitettavissa. Alkuun matkustajilla saattoi olla pientä vaikeutta löytää oikea osoite matka-asioille, mutta nyt matkapalveluiden osoite, utu.matkat@certia.fi, on jo tuttu suurimmalle osalle.
Certiaan siirtynyt matkapalveluiden yhteyshenkilö Heli Lindroos sanoo, että muutosta oli käyty aktiivisesti läpi tiimin kesken yliopistolla esihenkilön ja hyvinvointipalveluiden kanssa.
– Muutosta oli ehditty sulatella, keskustella ja käsitellä varsin kattavasti. Certiassa otettiin meidät lämpimästi vastaan ja perehdytykset olivat järjestetty kattavasti. Yhteistyö sekä viestintä yliopiston yhteyshenkilön kanssa on sujuvaa.
– Palveluissa oli pientä viivettä alussa Certian puolella johtuen uusien järjestelmien käyttöönotosta. Henkilöstöllä oli myös paljon uutta opittavaa. Siirtoajankohta loppuvuodesta oli keskellä vuoden kiireisintä aikaa ja käsittelyajat venyivät asiatarkastuksen osalta. Kaikesta tästä kuitenkin selvittiin hienosti, kiitos työntekijöiden ammattitaidon ja motivoituneen asenteen. Henkilöstö on ollut erittäin innostunutta Certiassa työskentelystä.
Alkuhaasteiden jälkeen palvelu rullaa
Yliopiston talouspalveluiden ostolaskujen yhteyshenkilö Timo Iitti kertoo, että teknisiä ongelmia havaittiin etenkin siirtymän yhteydessä, mutta nämä on pääosin saatu selätettyä.
– Muutosta helpotti, kun Certiaan siirtyneillä oli tietotaito asioiden hoitamisesta. Asioiden hoito tuttujen vanhojen kollegoiden kanssa toimii hyvin. Kun kummallakin osapuolella on jo ennestään jonkinlainen käsitys selviteltävästä asiasta ja ymmärrys yliopiston talousprosessien toiminnasta, on yhteistyö sujuvampaa verrattuna täysin ulkopuolisten kanssa asiointiin.
– Uuden toimintakulttuurin omaksuminen ja järjestelmätekniset asiat ovat tuoneet jonkin verran haasteita palvelun tuottamiseen verrattuna liikkeenluovutusta edeltävään aikaan, mutta näiden suhteen kehitystoimet jatkuvat yhteistyössä Certian kanssa.
Certianostolaskujen yhteyshenkilö Harri Helenius kertoo, että kokonaisuutena muutos on sujunut erittäin hyvin ottaen huomioon monet uudistukset. Kehitettävää olisi ollut muutosviestinnässä, ja tekniset haasteet aiheuttivat aluksi päänvaivaa.
– Alussa kun meillä oli paljon perehdytettävää, niin palvelun taso laski hieman. Certian puolesta nähtynä palvelu on toiminut aika lailla sovitunlaisesti tämän jälkeen, laskut ovat asiatarkastettu ajallaan ja viiveitä ei tämän osalta ole ollut.
– Yhteistyö on ollut hyvää yliopiston suuntaan ja apua on ollut saatavilla tarvittaessa. Muutosvalmennus, joka järjestettiin Certian puolesta, koettiin hyväksi. Työntekijät ovat olleet tyytyväisiä, että siirto yliopistolta Certiaan tapahtui, vaikka yliopistollakin viihdyttiin.
Teksti: Turun yliopisto / Tuomas Koivula
Kuvat: Turun yliopisto / Suvi Harvisalo
Teksti on julkaistu jo aiemmin Turun yliopiston intranetissä.