Teija Hurmerinta toimii hankintapäällikkönä Turun yliopiston talouspalveluissa. Koulutukseltaan hän on TtM ja bionalyytikko. Hurmerinnan taustalta löytyy monipuolista työkokemusta yliopiston kentältä. Hän on tehnyt biolääketieteellistä tutkimusta noin 10 vuotta, jonka jälkeen hän siirtyi projektihallinnon kautta talouspalveluiden puolelle kontrollerin tehtäviin. Nykyisessä tehtävässään hän on toiminut noin 3 vuotta.
Hankintapäällikön päävastuuna on julkisten hankintojen kilpailutus, ohjeistus ja valvonta, joka koetaan valitettavan usein hankalana ja tutkimusta jopa jarruttavana tekijänä. Hurmerinnan missiona onkin tuoda haasteeseen uutta näkökulmaa ja prosesseja, joiden avulla hankintaprosesseista tulee sujuvampia. Tämän tarkoituksena on helpottaa kaikkien prosessissa mukana olevien henkilöiden työtä ja saada tätä kautta tukea myös huippututkimukseen.
—Haastavinta ja hauskinta tässä työssä on toiminnan kehittäminen. Muutosten läpivieminen vaatii sitkeyttä sekä avointa ja aktiivista dialogia kaikkien osapuolien kesken. Meidän tehtävänämme on palvella ja auttaa hankintaprosessien sujuvassa etenemisessä ja siksi rohkaisemme asiakkaitamme kysymään neuvoja jo hankintojen varhaisessa vaiheessa. Uusien järjestelmien ja avoimuuden lisääntymisen kautta olemme onnistuneet esimerkiksi tehostamaan prosesseja ja yhdistämällä eri tutkimusten hankintoja on mahdollista aikaansaada myös merkittäviä säästöjä, Hurmerinta kertoo.
Vaikka hankintapalveluiden tehtävänä on hankintojen valvominen, Hurmerinta ymmärtää hyvin oman taustansa kautta myös tutkijoiden hankintoihin ja rahoitukseen liittyvän näkökulman, eikä halua ottaa ”poliisin” roolia.
—Vaikka hankintalaki on ehdoton, me avaamme mielellämme tarkemmin sitä, mitä se tarkoittaa meidän organisaatiossamme. On selvää, että monimutkaisissa hankkeissa tulee tilanteita, joissa ei tiedetä miten pitäisi toimia ja siksi me olemme olemassa ja auttamassa. Meidän tavoitteenamme on joustaa niissä raameissa, mitkä ovat meille mahdollisia.
Pitkäaikainen yhteistyökumppani osaa viedä projekteja sujuvasti oikeaan suuntaan
Hankintapalveluiden prosesseissa on mukana monia eri tahoja ja niissä tulee huomioida tarkasti eri viranomaistahojen antamat ohjeistukset, jotka tiukentuvat koko ajan. Tähän haasteeseen Turun Yliopistolla ollaankin haettu apua älykkäistä ja joustavasti toimivista järjestelmistä, jotka helpottavat työtä prosessien eri vaiheissa.
—Olemme tehneet Certian kanssa pitkäaikaista yhteistyötä prosessien kehittämisessä ja he oivalsivat nopeasti tarpeemme. Ensimmäinen yhdessä kehittämämme järjestelmä hankinnoissa on ollut laboratoriotuotteiden hankintaan suunniteltu SAP tilaustenhallintajärjestelmä, joka räätälöitiin yliopiston tarpeita silmällä pitäen.
Järjestelmien lisäarvo pitää näkyä käytännössä
Monenlainen tiedon tarkentuminen on yksi järjestelmien tuoma lisäarvo. Muutamia näistä ovat mm. hyväksymisprosessin selkeys ja oikea-aikaisuus, läpinäkyvyyden parantuminen ja mahdollisuus tietojen varmentamiseen jälkikäteen. Selkeyden ansiosta asiat menevät oikeassa järjestyksessä eteenpäin ja jälkikäteen tehtävät turhat vaiheet tai varmistukset vähenevät.
Hyvin suunnitellun järjestelmän kautta päästään hyödyntämään aiempaa helpommalla tavalla tietoja tehdyistä tilauksista tulevia kilpailutuksia varten. Järjestelmä ilmoittaa myös esim. oikeat ALV-prosentit ja pitää näin huolen, että suunnitelmat pysyvät budjetin raameissa.
Huippututkimus tarvitsee avointa yhteistyötä
Hurmerinta kertoo, että häntä motivoi kehittämistyössä ennen kaikkea se, että mm. järjestelmäpuolella tehdyt muutokset parantava kokonaisuutta ja helpottavat myös rahoitukseen ja hankkeisiin liittyvää toimintaa. Hän luottaa yhteistyön ja avoimen keskustelun tuovan tulosta myös sidosryhmäsuhteissa.
—On hienoa, että kumppaninamme on ollut Certia, jolla on ollut iso rooli järjestelmäasiantuntijana. Yksin emme olisi kyenneet tämän kaltaiseen digiloikkaan.