Tampereen Ammattikorkeakoulussa tehtiin loppuvuodesta 2022 päätös palkkahallinnon ulkoistamisesta Certia Oy:lle. Ulkoistamisella haettiin kustannussäästöjen lisäksi helpotusta palkkahallinnon järjestelmien ylläpitoon ja kehittämiseen. TAMKilla maksetaan palkka- tai palkkiosuorituksia keskimäärin 1000 kpl kuukaudessa, kahtena eri maksupäivänä. TAMKilla oli jo aiemmin käytössä Mepco HR- ja palkanlaskentajärjestelmä, joka siirtyi nyt Certian ylläpitämäksi.
—Päämotivaattorina muutokselle oli se, että Certia otti haltuun järjestelmiemme teknisen ylläpidon ja kehittämisen. Certian tekninen tuki hoitaa mahdolliset ongelmatilanteet, eikä meidän tarvitse murehtia niistä. Toimiva HR-järjestelmä on ehdoton edellytys työn sujuvuuden kannalta. Meillä on käytössä paljon erilaisia sähköisiä lomakkeita, joiden kehittämistä täytyy tehdä jatkuvasti. Se vaatii aikaa ja osaamista, jota Certia pystyy meille tarjoamaan. Tämä yhteistyö helpottaa meidän työtämme paljon, Tampereen ammattikorkeakoulun henkilöstöjohtaja Merja Jortikka kertoo.
Jortikka näkee synergiaetuna myös sen, että Certia on keskittynyt asiakkuuksissa yliopisto- ja ammattikorkeakouluorganisaatioihin, joissa sovellettavat työehtosopimukset ovat osin samankaltaiset. Tämän ansiosta yksityiskohtaisetkin kehityskohteet ovat toteutettavissa kustannustehokkaasti, kun kehittämistyöstä aiheutuvat kulut voidaan jakaa usean asiakkaan kesken.
Hyvä valmistautuminen takasi varman ja rauhallisen siirtymän
Uusi järjestelmä otettiin käyttöön 1.1.2024. Käyttöönottoa edelsi käyttöönottoprojekti, joka vietiin läpi vuoden 2023 aikana. Valmistautumisessa tehtiin mm. järjestelmien rinnakkaisajoja kahden kuukauden ajan. Käyttöönoton viimeiset vaiheet aikataulutettiin hoidettavaksi keväällä 2024.
—Teimme siirtymävaiheessa paljon määrityksiä ja rajauksia ja testasimme niitä käytännössä. Meidän henkilökuntamme toi määrittelyvaiheessa käytännön tarpeet esille niin, että lopputulos palvelee parhaalla mahdollisella tavalla meidän arkeamme. Certialla on tartuttu meidän toiveisiimme ja tarpeisiimme kiitettävällä tavalla: saamme olla mukana kehitystyössä ja ideoitamme halutaan kuulla.
Käyttöönotto sujui rauhallisesti ja suunnitellusti. Yksittäisiä korjaustoimenpiteitä tehtiin mm. lomakkeisiin ja joihinkin määrityksiin. Toki uudet toimintatavat mm. palvelupyyntöjen tekemisessä vaativat myös jonkin verran totuttelua TAMKin HR-palveluissa kuin myös TAMKin henkilöstöltä omaa palkkaansa koskevien kysymysten lähettämisessä. Siirtoa helpotti kuitenkin se, että Certialla TAMKia palvelevat nyt liikkeenluovutuksella Certialle siirtyneet entiset TAMKin palveluksessa olleet tutut työkaverit.
Järjestelmien kehitys turvaa tulevaisuuden
Jortikka suhtautuu automaation ja robotiikan käyttöönottoon erityisen positiivisesti ja näkee siinä paljon hyviä puolia.
—Automaatiota kehittämällä saamme poistettua turhia manuaalisia työvaiheita ja Mepcon käyttöoikeuksia rajaamalla pystymme ylläpitämään tietoturvaamme hyvällä tasolla. Kun pystymme hoitamaan rutiiniasioita tehokkaasti, voimme käyttää aikaamme muiden HR-palveluiden tuottamiseen ja kehittämiseen. Järjestelmien ylläpito ei ole ilmaista, mutta se on välttämätöntä. Haluamme pitää järjestelmämme toimivina ja taata tätä kautta turvalliset ja hyvät palvelut myös tulevaisuudessa. Mielestäni Certia on tässä tapauksessa meille siksi juuri oikea kumppani.