Certian S/4 HANA -projekti saatiin onnistuneesti käyttöönottovaiheeseen lokakuun loppupuolella 2023.
S/4 HANA on SAPin uusi versio, joka otettiin käyttöön, koska vanhan version tuki on päättymässä. Käyttäjille uusi versio tuo parempaa käytettävyyttä ja järjestelmäkehityksen näkökulmasta uudesta versiosta on hyötyä erityisesti jatkokehittämisen kannalta.
Iso osa projektista oli loppukäyttäjille ”näkymätöntä” työtä, koska suurin osa työstä tehtiin järjestelmän sisällä. Loppukäyttäjille näkyvimmät muutokset tehtiin palveluportaaliin, joka luotiin kokonaan uudestaan. Projektin aikana luotiin myös uusi myyntilaskutussovellus ja projektien luontiin tarkoitettu sovellus.
—Lähtökohtana uudistustyössä on prosessin oikaiseminen niin, että kirjaukset tehtäisiin lähtökohtaisesti heti oikeaan paikkaan niin, ettei tuplakirjauksia tarvitsisi tehdä tai tietoa tarvitsisi kierrättää eri henkilöiden kautta, kertoo Certian talousjärjestelmien palvelupäällikkö Saija Jänkävaara.
Riskien minimointia ennen käyttöönottoa
Käyttöönottoa edelsi reilun puolentoista vuoden mittainen projekti, jonka aikana järjestelmää rakennettiin systemaattisesti, pala palalta eteenpäin.
—Kun järjestelmäuudistuksia tehdään toimintoihin, joissa liikkuu rahaa, virheitä ei saa tulla. Totta kai meitä jännitti, miten kaikki onnistuu. Kun suunnittelimme siirtymävaihetta, pyrimme minimoimaan kaikki mahdolliset riskitekijät ja siksi pidimme kehittämisen tiukasti rajatun raamin sisällä, Jänkävaara sanoo.
Suunniteltu aikataulu piti hyvin ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön 24.10. Lopputulos käyttöönotosta oli Certian näkökulmasta erinomainen: tuotantokäyttö alkoi sujuvasti ja ongelmitta.
Sujuva käyttäjähallinta säästää aikaa ja parantaa tietoturvaa
S/4 HANA on asiantuntijajärjestelmä, joka tuo käyttäjälleen olennaiset ominaisuudet lähelle ja helposti käytettäväksi. Nykyisessä versiossa käyttäjän ei tarvitse osata alkuperäisen SAPin käyttöä, vaan hän pääsee syöttämään ja hallinnoimaan rajattua osa-aluetta graafisen käyttöliittymän (SAP Fiori) kautta. Käyttöoikeuksien rajaamisen kautta käyttäjälle avautuu SAP:sta juuri niin paljon tai vähän toiminnallisuuksia kuin prosessissa tarvitaan.
—Käyttäjähallinta voi olla organisaatioille iso kuluerä, jos se sisältää paljon manuaalista työtä. Jokainen manuaalinen vaihe lisää merkittävästi myös tietoturvariskiä. Uudessa versiossa käyttöoikeuksien sisältö on selkeästi hahmotettavissa.
Käyttöönottovaihe ja käyttöoikeuksien jakaminen tehtiin asiakkaalle mahdollisimman vaivattomaksi. Käyttöönotossa nykyiset käyttöoikeudet siirrettiin sellaisenaan suoraan uuteen versioon, jonka jälkeen asiakas pääsi hallinnoimaan niitä.
Järjestelmäkehittäminen on jatkuvaa reagointia
Järjestelmäkehitystä tehdessä alan asiantuntijatkin oppivat aina jotain uutta. Käyttäjien antama palaute testausvaiheessa on arvokasta tietoa, vaikka se toisikin kehitystyöhön takapakkia.
—Saamamme palaute auttaa meitä parantamaan toimintatapojamme. Säännöllinen viestintä projektin vaiheista on otettu hyvin vastaan ja se on koettu mielekkääksi myös työryhmän näkökulmasta. Pohdimme sitä, miten saisimme osallistettua asiakkaat kehitysprojektiin niin, että he kokisivat sen mielekkääksi ja hyödylliseksi.
Järjestelmien kehitystyössä joudutaan lähes aina tekemisiin laajojen kokonaisuuksien kanssa, joissa pienenkin asian muuttaminen vaatii paljon varmistamista ja testausta.
—Järjestelmäkehittäminen on pitkänsitkeää tekemistä, jossa testausta tehdään koko ajan kehittämistyön varrella. Tämä varmistaa sen, että mahdollisiin ongelmiin ja ”bugeihin” päästään kiinni optimaaliseen aikaan. Ongelmia on huomattavasti helpompi oikaista kehitysvaiheessa, kuin jos ne todettaisiin vasta käyttöönoton jälkeen.