Reaaliaikatalouden periaatteet toteutuvat jo monissa sujuvissa taloushallinnon prosesseissa, kuten verkkolaskuissa. Reaaliaikatalous saattaa terminä hämmentää, mutta sen toimintalogiikka on yksinkertainen ja koskettaa pian kaikkia yrityksiä ja yksityishenkilöitäkin vähintään epäsuorasti:
– Koko yrityksen tietoliikenne ostoista, myyntiin ja raportointiin tulee digitalisoitumaan. Myös tiedon toimitus ja keruu muuttuvat reaaliaikaisiksi. Tätä tarkoittaa reaaliaikatalous, kommentoi Certian Päivi Soltin, joka työskentelee kehittämispäällikkönä asiakkaiden ja toimialan prosessien parissa.
Tällainen tulevaisuus on jo lähellä, sillä yksi kansallisen Yrityksen digitalous -hankkeen tavoitteista on, että jo vuonna 2023 kaikista yritysten välisistä maksukorttikuiteista viidesosa olisi eKuitteja. Vuonna 2025 tavoiteltu prosentti on jo 80. Certian matkahallintajärjestelmässä eKuittien vastaanotto on ollut mahdollista alkuvuodesta 2023 alkaen.
– Jo nyt yli 90 prosenttia Certian asiakkaiden ostolaskuista saapuu verkkolaskuina, ja sen osalta olemmekin menossa jo kohti seuraavaa askelta eli kansainvälisten verkkolaskujen Peppol-verkostoa. Paperittomaan työskentelyyn siirtyminen tulee myös luonnollisesti säästämään ympäristöä ja vaikuttaa positiivisesti myös vastuullisuustavoitteisiin, kertoo Soltin.
Sähköisissä tilauksissa huomio siirtyy ostolaskuista tilauksiin
Yrityksen digitaloushankkeen mukaan tilaukset, verkkolaskut, sähköiset kuitit ja yrityksen taloustiedot liikkuvat tulevaisuudessa eri osapuolten välillä saumattomasti, reaaliaikaisesti ja turvallisesti.
Tiedon reaaliaikaisuus edellyttää tiedon siirtymistä rakenteisessa eli koneluettavassa muodossa järjestelmästä toiseen. Ihminen ei siis käsittele tätä tietoa missään välivaiheessa, mikä nopeuttaa tiedon kulkua selvästi. Muutkin hyödyt ovat kiistattomia:
– Tiedon reaaliaikaisuus eri järjestelmien välillä vähentää raportointia ja käsityötä. Nykyisin tietoja siirretään moneen eri järjestelmään, mikä on aikaa vievää. Luonnollisesti myös inhimillisiltä virheitä, kuten näppäilyvirheiltä, vältytään jatkossa, Soltin summaa.
Soltin korostaa, ettei kyse ole vain taloushallintoa koskevasta järjestelmähankkeesta, vaan mittavasta, pohjoismaisesta hankkeesta, joka tulee muuttamaan jo tilaavan osapuolen toimintatapoja.
– Koko tilaustoiminto tulee digitalisoitumaan eli tilauksia ei tehdä enää sähköpostitse vaan suoraan järjestelmästä järjestelmään. Tämä tapahtuu hankintasanomien avulla, josta se kohdistuu ostolaskuun automaattisesti tietyin kriteerein. Enää ostolaskuja ei käsitellä lainkaan, jos tilaus on hyväksytty ja kaikki on muuten niin kuin pitääkin. Itse tekeminen siirtyy prosessin alkuvaiheeseen, Soltin selittää.
Manuaalinen viranomaisraportointi automatisoituu
Soltin nostaa esimerkiksi verottajalle ja muille viranomaisille toimitettavat tiedot. Tällä hetkellä tietoja toimitetaan keskimäärin kerran vuodessa yritykset toimittavat tiedot kuukauden välein, kun taas vuonna 2030 tieto siirtyy rakenteisessa muodossa reaaliaikaisesti ja automaattisesti.
– Tiedot voisivat siirtyä esimerkiksi muutaman kerran vuodessa yhteen paikkaan, josta muut tiedon tarvitsijat voisivat tiedot noutaa. Asiakkaiden aikaa säästyy, kun tietoja ei enää erikseen kerätä, muokata ja lähetetä, vaan se toimitetaan rakenteisessa muodossa kerralla eri tahojen käytettäväksi, Soltin kuvailee.
Soltin muistuttaa, että kaikki muutokset eivät luonnollisesti tule samaan aikaan vaan porrastetusti. Certialla on tarjota tukea, tietoa ja apua aihetta pohtiville ja asian parissa työskenteleville.
– Me pidämme huolta asiakkaistamme koko tämän matkan ajan. Olemme tästä valtavan innoissamme, ja autamme asiakkaitamme myös kehittämään omia prosessejaan, jotta olemme kaikki mahdollisimman hyvin valmistautuneita tuleviin muutoksiin, Soltin päättää.