Taloushallinnon työtehtävissä työt rytmittyvät kuukausikellon ja vuosikellon mukaan. Kuukausittain alkupuoli on kiireisempi kuin loppukuu, koska kuukausien alkupuolelle ajoittuvat edellisen kuukauden kirjanpitoon liittyvät raportoinnit, tietojen arkistoinnit ja täsmäytykset. Vuodenvaihteessa taloushallintoa työllistää tilinpäätökset ja veroilmoitukset. Palkanmaksuun liittyvät ruuhkahuiput ajoittuvat palkanmaksua edeltäville päiville, jolloin käsitellään maksuun lähtevä aineisto. Ennen kesälomia työkuormaa lisäävät puolestaan lomarahojen käsittely ja maksut. Matkapalveluissa kiireinen aika ajoittuu käytännössä vuodenvaihteeseen ja kesälomia edeltävälle ajalle.
— Alalle hakeutuvat tietävät yleensä jo valmiiksi työn vaihtelevuuden. Certialla jousto tarkoittaa molemminpuolista joustoa työntekijöiden ja työnantajan puolesta. Henkilöstömme on omaksunut hyvin sisäisen periaatteemme ”Työt ensin”. Käytännössä tämä tarkoittaa, että töitä tehdään silloin, kun niitä on, ja lomat sijoitetaan hiljaisempiin kausiin. Suomen kesästä nauttiville tämä on tietenkin hieno juttu, koska kesäaika on meillä yleensä rauhallisempaa, kertoo Certian palkkapalveluiden palvelupäällikkö Maarit Iivonen.
Liukumat ovat myös työnantajan ja asiakkaan etu
Liukumat hyödyttävät niin työntekijää kuin palvelun loppuasiakastakin. Joustavuuden ansiosta työntekijämäärä voidaan mitoittaa optimaalisesti, jolloin asiakas ei joudu maksamaan ”tyhjäkäynnistä”. Työnantajan keskeinen tehtävä onkin huolehtia työntekijöidensä työhyvinvoinnista, jotta työntekijät pystyvät hoitamaan säännölliset ruuhkahuiput ongelmitta. Certialla työhyvinvointiin onkin satsattu paljon. Työntekijöillä on laajat etätyömahdollisuudet, lisäksi työnantaja tarjoaa terveydenhuoltopalvelut ja monenlaisia liikuntaetuja.
—Tämä työ ja työn rytmitys sopii minulle kuin nenä päähän. Työssäni menestyminen vaatii sitkeyttä, järjestelmällistä otetta ja matemaattisia taitoja. Etätyö mahdollistaa hyvän työrauhan ja joustot niin, että voin tehdä itselleni merkityksellisiä asioita tasaisesti ympäri vuoden. Työhön tuo merkityksellisyyttä se, että pystyn johtamaan itse omaa työtäni priorisoimalla tärkeät työasiat ja rytmittämään vapaat sen mukaan, kertoo Certialla taloushallinnossa palveluasiantuntijana toimiva Virpi Aho.
Työaikapankin avulla voidaan hallita työkuormaa
Certialla saldoja seurataan kuukausittain esihenkilöiden toimesta. Tämä onkin yksi konkreettinen johtamisen väline. Saldojen keskiarvo vaihtelee vuosikellon mukaan ja saldojen määrät ovat yksi työkalu töiden suunnittelussa.
Uusille työntekijöille saldon hallinta ja liukumien hyödyntäminen vaatii jonkun verran totuttelua ja opettelua. Myös ajattelutavassa voi joutua tekemään käännöksen: jos ennen ahkeruutta mitattiin tehtyjen työtuntien määrässä, nyt ajatus asiasta onkin lähes päinvastainen. Miinusmerkkinen saldo ei kerro suoraan työntekijän ahkeruudesta, vaan ennemminkin hyvin tehdystä työajan optimoinnista. Parhaiten työajan vaihtelevuutta kuvaakin se, että vuoden aikana saldo muuttuu ja elää koko ajan.
—Oman työn johtaminen on käytännössä vastuuta omien töiden priorisoinnista, mutta myös vapaiden pitämisestä. Kun joustoja käytetään optimaalisella tavalla ja työt hoituvat sovitusti, työntekijöillä on laajat mahdollisuudet suunnitella omaa ajankäyttöään. Tällöin esihenkilön tärkein rooli on luoda työntekijälle hyvä työympäristö ja tukea työssä onnistumista työaikojen seuraamisen sijaan. Meillä tämä toimii pääsääntöisesti hyvin, Iivonen sanoo.