Isojen organisaatioiden yleinen haaste on usein se, miten kokonaisuutta voidaan ylläpitää, kehittää ja hallita sujuvasti. Kun organisaatio koostuu useista eri tasoista tai yksiköistä, jotka sisältävät erilaisia prosesseja ja järjestelmiä, niiden yhdistäminen voi osoittautua hankalaksi tai jopa mahdottomaksi. Vaikka systeemi toimisi arjessa tällä hetkellä näinkin, pitkällä aikajänteellä useiden erilaisten prosessien ylläpitäminen isossa organisaatiossa on kestämätön ratkaisu. Lisäksi se on kallista ja erittäin riskialtista. Digitalisaation kasvaminen lisää tietoturvariskejä, jotka jokaisen organisaation ja yrityksen on otettava vakavasti.
Tietoturvan merkitys kasvaa koko ajan -halusimme tai emme
Ison organisaation prosessien yhtenäistäminen on työlästä. Silti siihen pitää tarttua ajoissa. Certia on halunnut ottaa haasteen vastaan ja on tuotteistamassa toimialalleen palvelua, jonka avulla asiakkaiden prosessit saataisiin kuvattua, niille löytyisi omistajat ja niiden kehittäminen olisi jatkuvaa. Muutos tähtää siihen, että prosessit saataisiin sekä tietoturvallisemmiksi että sujuvammaksi.
—Pienissäkin organisaatioissa voi olla epäselvyyttä siitä, kuka prosessin omistaa ja kenen vastuulla se on. Siksi ei ole ihmeellistä, että myös isoissa organisaatioissa prosessien omistajuudet voivat olla epäselviä. Läpinäkyvän ja tuloksellisen toiminnan taustalla on kuitenkin aina sujuvat ja selkeästi määritellyt prosessit. Aikaa ei silloin tuhlata kyselemiseen, odottelemiseen tai lisäarvoa tuottamattomien prosessien ylläpitämiseen. Kun kaikki organisaatiossa ymmärtävät ja tietävät oman vastuualueensa, aikaa jää varsinaisen lisäarvon tuottamiseen, kertoo Certian toimitusjohtaja Ulla Laalo.
Kokonaisprosessin uudistaminen vaatii selkeän ja tavoitteellisen suunnitelman sekä sitoutuneesti tätä projektia johdonmukaisesti eteenpäin vievän työryhmän, jossa kaikilla on sama tavoite. Haaste ei ole helppo, mutta onnistuessaan siitä muodostuvat hyödyt maksavat itsensä moninkertaisesti takaisin.
—Me haluamme ottaa tämän haasteen vastaan, koska tämä on tärkeä asia, josta on suurta hyötyä kaikille asiakkaillemme. Uskomme vahvasti siihen, että tämä ei ole mahdoton tehtävä, se vaatii ainoastaan määrätietoista työtä. Olemme palkanneet tähän tehtävään jo yhteensä neljä alan asiantuntijaa ja koko muu Certian organisaatio on valjastettu tukemaan tätä muutosta.
Palvelun pilotointi aloitetaan yhdessä pilottiasiakkaiden kanssa
Certia aloittaa palvelun pilottiasiakkaiden johdolla ja toimivat yhteistyössä hallinnon ohjausryhmän kanssa.
—Asiakkaamme haluavat kestävän ratkaisun, joka toimii arjessa sujuvasti ja jota voidaan ylläpitää ja muovata tulevaisuudessa yksinkertaisesti myös tietoturvan osalta. Päätavoitteenamme on helpottaa akatemian työtä ja sujuvoittaa hallinnon työskentelyä.
Piloitointi aloitetaan 1.2.2022. Pilotoinnin avulla palvelusta muokataan pohja, jota voidaan monistaa ja soveltaa myös seuraavan asiakkaan kanssa.
—Tällaisissa projekteissa yhteistyö ja osaamisen yhdistäminen on erityisen tärkeää. Meille on ensiarvoisen tärkeää oppia lisää asiakkaan organisaation toiminnasta, että osaamme muodostaa kokonaisymmärryksen. Kun opimme ymmärtämään, osaamme palvella paremmin.
Uudet kehityspalvelupäälliköt on rekrytoitu
Palvelun kehittämistä varten Certialle on rekrytoitu yhteensä 4 henkilöä. Kaksi henkilöä keskittyy talouspalveluiden kehittämiseen ja kaksi HR-prosessien kehittämiseen. Uudet henkilöt aloittavat työnsä 1.1.2022.