Vuoden alusta Itä-Suomen yliopiston talouspalveluita siirtyi Certialle. Samalla Itä-Suomen yliopistossa vaihdettiin talouden perusjärjestelmät uusiin ja terävöitettiin yliopiston sisäisiä työskentelymalleja ja -prosesseja. Erityisesti automatiikan hyödyntäminen ja pienempi haavoittuvuus henkilöstön poissaoloille ovat olleet projektin tärkeimpiä tavoitteita.
Certian talousosasto vahvistui vuodenvaihteessa, kun neljän henkilön työpanos siirrettiin osana liikkeen luovutusta Itä-Suomen yliopistolta Certiaan. Käytännössä Certia hoitaa nyt osan yliopiston talouspalveluista, jotka koskevat kirjanpitoa, osto- ja matkalaskuja sekä maksuliikennettä. Lisäksi Certia huolehtii näiden järjestelmien kehityksestä ja ylläpidosta. Osana liikkeen luovutusta talouden järjestelmät ja yliopiston käytössä olevat työkalut vaihdettiin yliopistojen yhteisiin, SAP-pohjaisiin ratkaisuihin.
– Järjestelmien vaihdos oli mittava projekti, joka kesti lähes puolitoista vuotta. Yllättävän hyvin ja sujuvasti on kaikki mennyt ja on saatu positiivistakin palautetta. Etenkin ostolaskujen käsittelyjärjestelmä on saanut kiitosta yliopiston henkilöstöltä, kertoo Itä-Suomen yliopiston talous- ja rahoitusjohtaja Heini Koskenvuori.
Automatiikka ja yhdessä kehittäminen ratkaisivat uuteen palveluun siirtymisen
Muutosten taustalla oli tarve siirtyä toimintavarmempaan ja isompaan järjestelmään, joka mahdollistaa myös automaatioiden ja robotiikan hyödyntämisen. Ensimmäisiä teknisiä avusteita onkin jo päästy ottamaan käyttöön esimerkiksi laskujen reitityksessä, jonka ansiosta lasku ohjautuu automaattisesti oikealle vastuuhenkilölle ilman ihmisen työpanosta. Myös yliopiston haavoittuvuus yksittäisten henkilöiden poissaoloille on pienentynyt, kun talouspalveluista osa tulee nyt Certialta, jolla on isompi taloustiimi.
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa puolsi vahvasti myös se, että suurin osa korkeakouluista käyttää samaa järjestelmää.
– Korkeakouluja koskevat luonnollisesti samat Opetus- ja kulttuuriministeriön ohjeet ja rahoittajien ehdot. Kaikki hyötyvät siitä, kun järjestelmää voidaan kehittää yhdessä. Ennen meillä oli täysin oman järjestelmä ja itsenäinen vastuu kehityksestä palveluntarjoajan kanssa. Oman järjestelmän ylläpitäminen ja kehittäminen vaadittavalle tasolle olisi todennäköisesti aiheuttanut enemmän kustannuksia, Koskenvuori pohtii.
Työskentelyprosesseja uusittiin ja henkilöstön vastuualueita kirkastettiin
Järjestelmien vaihtumisen lisäksi muitakin muutoksia tapahtui samaan aikaan, kuten organisaation tilikarttojen uusiminen. Samalla Itä-Suomen yliopistossa nähtiin tarpeelliseksi käydä läpi sisäisiä työskentelyprosesseja ja toimintamalleja, mikä oli Koskenvuoren mielestä yksi projektin arvokkaimpia asioita:
– Tässä oli hyvä paikka pysähtyä miettimään, mitkä toimintamallimme toimivat ja mitkä tarvitsivat uudistamista. Ennen lähes jokainen talouspalveluiden työntekijä hoiti kaikkia osa-alueita, mutta nyt eri henkilöt ovat pystyneet erikoistumaan ja syventymään tiettyihin osa-alueisiin. Uskon, että tämä lisää myös työhyvinvointia, kunhan toimintatavat vakiintuvat.
Työtahti on ollut tiivis ja muutoksia on tullut paljon lyhyessä ajassa. Koskenvuori on kiitollinen kaikkien projektissa mukana olleiden työpanoksesta:
– Iso kiitos koko omalle henkilökunnallemme sekä erityisesti talouspalvelulle, joka on ollut projektissa tiiviisti mukana. Certialle olen myös kiitollinen heidän antamastaan tuesta koko projektin ajan.